El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid ha aprobado la adjudicación de un contrato de 7,2 millones de euros para la informatización de sus archivos en Justicia Gratuita, Colegios Profesionales y Fundaciones y Gestión de personal. Esta actuación prevé que en los próximos dos años se realicen copias electrónicas de todos los escritos almacenados en cada uno de los ficheros, lo que permitirá agilizar la búsqueda de información por parte de los usuarios y reducir hasta un 20% los tiempos de tramitación.
En el Archivo de Justicia Gratuita se tratarán tecnológicamente 23 millones de expedientes de solicitantes de este derecho, mientras que en el de Gestión de Personal se digitalizarán más de 9.000 guardados desde 2.004, con una media de 60 hojas por cada uno (más de 540.000 folios).
Estos volúmenes tan grandes dificultan su gestión diaria y ralentizan los tiempos de tramitación, por lo que su conversión optimizará el trabajo de los empleados en estas áreas, ahorrará recursos económicos a medio y largo plazo, aumentará la seguridad de la información guardada y avanzará en la implantación total del Expediente Judicial Electrónico.
La transformación de los expedientes a formato virtual ser realizará por medio de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), un sistema que permite automatizar grandes cantidades de datos de manera rápida.