Lejos quedan ya los tiempos en los que las facturas se hacían a mano, ya que ahora es necesario contar con un programa de facturar. De hecho, esta clase de soluciones va a ser obligatoria hasta para las empresas más pequeñas en 2025.
Este software ayuda mucho a los negocios, pues los libera de trabajo innecesario, les permite localizar facturas de inmediato, ver los impagos, qué clientes son los mejores, etc.
Ahora se utiliza lo que se conoce como ERP de facturación
Los primeros programas destinados a realizar facturas eran muy sencillos, de manera que solo se empleaban para ese fin y no se integraban con ninguna otra parte de la empresa. Así, se utilizaba este software si se hacían facturas, un software de nóminas, otro para la contabilidad, etc.
Ahora esto ha cambiado, ya que se ha impuesto el ERP de facturación, un programa que automatiza la gestión de esta parte de la empresa. De este modo, se evita la separación de los departamentos que se daba hace unas décadas, puesto que el ERP para facturación consigue vincular la parte financiera con el resto de áreas de los negocios, como personal, marketing, etc.
¿Qué funciones posee uno de estos ERP?
Por supuesto, el módulo de facturación es el más importante si hablamos de un ERP financiero, pero no es el único que tiene. De hecho, la idea es hacer lo más sencillo posible el día a día de la empresa, implementando los módulos que sean necesarios.
Por lo tanto, generan facturas electrónicas (esto es relevante, pues han de ser facturas que cumplan con el sistema verifactu) y presupuestos, y, a su vez, mantienen una base de datos de clientes y proveedores. Las facturas y los presupuestos se pueden enviar de manera automática por correo electrónico, y desde el ERP también se gestionan los cobros y los pagos.
Suelen estar conectados con las entidades bancarias con las que trabaja el negocio, por lo que es muy sencillo comprobar qué pagos se han hecho y qué facturas han abonado los clientes.
Ventajas del ERP para las empresas
Que una buena parte de las empresas emplee un ERP de facturación en su día a día no es casualidad, sino que lo hacen por todos los beneficios que les aporta.
Hacer informes es muy sencillo
Con unos pocos clics, se pueden obtener informes como los históricos de ventas, las transacciones, los datos de clientes o ver de qué manera evolucionan las ventas con respecto a las previsiones.
Se eliminan los errores humanos
Donde hay un humano hay posibilidad de error, lo cual es un engorro en el tema de las facturas. De esta manera, los ERP eliminan los errores a la hora de enviar facturas a clientes y en el trato con las Administraciones públicas.
Liberación del personal administrativo
Las tareas administrativas repetitivas no generan rentabilidad a la empresa. En este sentido, un ERP libera tiempo para este personal, que puede emplear sus horas en algo más productivo y que genere negocio. Dicho de otro modo, se acabó el comprobar los movimientos bancarios mientras se puntean las facturas, meter datos en dos programas distintos, etc.