La gestión documental, también conocida como ECM (Siglas que se refieren a Enterprise Content Management), comprende aquellas estrategias, herramientas y metodología que se utilizan como instrumentos de captura, gestión, almacenaje, preservación y difusión de contenidos.
En otras palabras, contribuye a llevar a cabo la gestión del ciclo de vida de los documentos de una empresa, desde el momento en el que se crean, hasta que se gestionan, cuando pasan al archivo, cuando se publican y, finalmente, cómo se deben preservar y eliminar.
Alude a cualquier tipo de documento, desde aquellos que llegan en papel, hasta otros que llegan en formato electrónico.
Es importante contar con una buena entidad que se encargue de todo, como la empresa de gestión documental en Madrid docunecta.com. Cuenta con una larga trayectoria en el mercado, y se especializa en ofrecer soluciones que estén destinadas a mejorar la productividad de las empresas, así como a reducir costes, incluso, pueden encargarse de manera segura del proceso de digitalización de documentos de una compañía.
En las siguientes líneas vamos a detallar algunas de las ventajas de la gestión documental para tu empresa.
Ventajas de la gestión documental
Aumenta la productividad
Contribuye a mejorar la eficacia y la eficiencia a la hora de buscar o recuperar cualquier tipo de documento que pertenezca a la entidad. Esto supone una reducción del tiempo de búsqueda y también de respuesta, que se traducirán en un incremento de la productividad y de la satisfacción del cliente.
Ahorro económico
Por lo general, con una buena gestión documental se aprovecha mejor el espacio. Al digitalizar los documentos, muchos de ellos no tienen que mantenerse impresos y en muchos casos, ni llegar a imprimirlos. Esto conlleva un significativo ahorro en procesos de archivar, imprimir, buscar, fotocopiar, y un largo etcétera. Además, este ahorro en papel supone una ayuda en la preservación del medio ambiente.
Ahorro de tiempo
Si se quiere hacer una búsqueda, los resultados serán mucho más fáciles de encontrar. Los documentos electrónicos se podrán archivar con mucha más facilidad y rapidez que los documentos físicos.
Unificación de procesos
En ciertas ocasiones, una determinada tarea se puede llevar a cabo por parte de diferentes personas o departamentos… y esto imposibilitará que se gestione de una forma adecuada. Si se cuenta con un gestor que se encargue de la administración de procesos, podemos unificar los diferentes procesos, creando el mismo modelo para toda la empresa.
Entre otras ventajas, este proceso permite cuantificar resultados.
Contribuye a cumplir con las normas de seguridad
Contar con una empresa especializada en la gestión documental contribuye a que tu negocio pueda cumplir con la normativa vigente, como con la LOPD (Ley de Protección de Datos), con la ISO 15489, 27001, 30300 O 30301, entre otras.
Contribuye a preservar los documentos
El papel se terminará deteriorando con el paso del tiempo, y más el tipo de papel que se utiliza en la oficina a día de hoy. Las nuevas tecnologías nos proponen nuevas fórmulas cada día para poder conservar los documentos (por ejemplo, con el sistema de almacenamiento en la nube).
Además, te permite acceder a los mismos desde cualquier parte, con cualquier dispositivo que tenga conexión a la red.
Aumento de la productividad, ahorro económico, mejor gestión de cara al cliente, ayuda a la preservación del medio ambiente y aumento de la seguridad documental son las ventajas principales de contar con un sistema de gestión documental. ¿Preparado para el cambio?
